ثروت از دست رفته با تلاش سخت قابل بازگشت است، دانش از دست رفته باتعهد به یادگیری قابل بازگشت است اما ...
زمان از دست رفته برای همیشه از دست رفته ............
پیتر دراکر ، پدر علم بازاریابی نوین
در دنیای کاری پرمشغله‌ی امروز، با همه‌ی فعالیت‌ها، سرگرمی‌ها، جلسه‌ها و پروژه‌ها، مسئله‌ای که دائم با آن سروکله می‌زنیم، زمان است. شاید، بدون داشتن یک برنامه‌ی زمانی دقیق و مشخص، رسیدگی به همه این فعالیت‌ها، امکان نداشته باشد. حال، مشکل از جایی بیشتر میشود که با وجود همه‌ی مسائلی که نیازمند زمان است، شبکه‌های اجتماعی نیز با جذابیت و نوآوری‌های جدیدشان، وقت زیادی از ما بگیرند. برخی از ما به دلیل رویاهای بزرگی که در سر داریم، احساس می‌کنیم به کمبود زمان گرفتار شده‌ایم.
وقتی که تصمیم می‌گیریم به یک انسان بزرگ تبدیل شویم. وقتی به غول‌های صنعت و اقتصاد ایران و جهان فکر می کنیم. وقتی می‌خواهیم تاثیری ماندگار از خودمان در حوزه علم و دانش و فرهنگ و هنر به جا بگذاریم. یکی از اولین چیزهایی که به خاطر می‌آوریم محدودیت زمان است. خصوصاً اگر به سن خودمان فکر کنیم و احساس کنیم، تا این نقطه که هم اکنون آمده‌ایم، به اندازه‌ی کافی از عمر و وقت خودمان استفاده نکرده ایم.
زمان :
همه ما به یک دلیل واحد دچار کمبود زمان نمی‌شویم. قبل از اینکه به فکر مدیریت زمان و حل کردن مشکل کمبود زمان خود باشیم، باید ببینیم که چرا دچار کمبود زمان شده‌ایم. برخی از رایج‌ترین دلایل کمبود زمان را در اینجا با هم مرور می‌کنیم:
ضعف در مهارت تصمیم گیری و اولویت بندی
کمبود زمان ممکن است به دلیل مشکل در اولویت بندی کارها و فعالیت‌ها باشد.
گاهی اوقات، ممکن است احساس کنیم که حجم فعالیت‌ها زیاد است و نمی‌دانیم که بهتر است کدام را به نفع کدام کنار بگذاریم. یا کدام را در اولویت قرار دهیم.
من می‌خواهم درس بخوانم و بهترین معدل را در پایان دوره کارشناسی بگیرم. دغدغه‌ی کنکور ارشد را هم دارم و میبینم فرصت کافی برای آن ندارم. شنیده‌ام که پس از دوران دانشجویی فرصت مطالعه خیلی کمتر است و دلم می‌خواهد از همین دوران برای یادگیری و توسعه دانش خودم هم استفاده کنم. از طرفی برای تامین هزینه‌ی تحصیل و همینطور کسب تجربه، کار هم میکنم یا می‌خواهم بکنم. احساس میکنم همه اینها هم در یک اولویت هستند و مهم هستند یا اگر اولویت‌های آنها با هم فرق دارد، دانش یا شجاعت این اولویت بندی را ندارم. امیدوارم از طریق مدیریت زمان، فضایی ایجاد کنم که به همه‌ی خواسته‌های خودم برسم.
شبیه همین ماجرا هم برای مدیری پیش می‌آید که هم می‌خواهد جلسات برون‌سازمانی را با دقت و کیفیت خوب برگزار کند. هم اصرار دارد که بازدیدهای منظم و دوره‌ای در داخل شرکت داشته باشد. هم علاقمند است برای همسر و فرزندانش وقت بگذارد و از سوی دیگر، از دانش و تکنولوژی روز هم عقب نماند.
اولویت‌بندی، مهارتی ضروری اما بسیار دشوار و چالش برانگیز است که در بسیاری از مواقع، ما را ترغیب می‌کند که با استفاده از مدیریت زمان و مهارت‌های مشابه، ظرفیت و توانمندی خود را افزایش داده و صورت مسئله را پاک کنیم. به عبارتی، بسیاری از ما فوبیای تصمیم گیری داریم و از کنار گذاشتن گزینه‌ها می‌ترسیم. درست مانند کسی که می‌خواهد با صد هزار تومان بودجه، یکی از دو اسباب بازی شصت هزار تومانی و پنجاه هزار تومانی را انتخاب کند و چنان در انتخاب دچار تردید میشود که تصمیم می‌گیرد ده هزار تومان قرض بگیرد و هر دو گزینه را انتخاب کند!
ضعف در تفویض اختیار
کمبود زمان ممکن است ناشی از واگذار نکردن کارها به دیگران باشد.
ما خیلی وقت‌ها در واگذار کردن کارها به دیگران، ضعیف عمل می‌کنیم. یا کارها را به شکل نامطلوبی به دیگران واگذار می‌کنیم که در نهایت زحمت خودمان دوچندان میشود. آیا تا به حال شده از کسی بخواهید که برای صرفه جویی در وقت، به جای شما یک پیراهن را برایتان بخرد و جدای از زحمت و منتی که برای شما ایجاد شده، وادار شوید بعداً برای تعویض مراجعه کنید و وقت زیادی را صرف چانه زنی و متقاعد کردن فروشنده به تعویض لباس کنید؟
یا آیا شده است که نامه‌ای را برای تایپ به همکار خود بدهید و ببینید که مدت زمانی که صرف ویرایش و غلط گیری نامه میشود بیشتر از زمانی است که خودتان برای تایپ نامه صرف می‌کنید؟
ناتوانی در تفویض اختیار و واگذاری نادرست و غیرحرفه‌ای کارها به دیگران، باعث میشود که در نهایت بسیاری از ما به این نتیجه برسیم که بهترین روش صرفه جویی در زمان، این است که کارها را خودمان انجام دهیم و از آنجا که به هر حال ، ظرفیت ما در انجام کارها محدود است، نهایتاً احساس می‌کنیم مدیریت زمان، آن کلید طلایی است که میتواند چنین مشکلی را برای ما حل کند.
کمال طلبی
کمال طلبی نیز میتواند یکی دیگر از دلایلی باشد که ما را نهایتاً به سمت مدیریت زمان سوق داده است.
کمال گرایی و بحث مدیریت زمان
کمال طلب‌ها یا Perfectionist ها، کسانی هستند که برای هیچ کاری، استاندارد ۹۰ یا ۹۵ از صد را نمی‌پذیرند. آنها استاندارد ۱۰۰ از ۱۰۰ را می‌خواهند. به همین دلیل هر کاری توسط آنها، بیش از زمان معمول طول می‌کشد. نامه‌ای که میتواند در پنج دقیقه نوشته شود، پنج بار مرور و ویرایش میشود و پس از سی دقیقه، با نارضایتی ارسال میشود.
اگر ماشین خود را به کارواش ببرند، دو برابر کارگری که ماشین را شسته، وقت می‌گذارند و دور ماشین می‌گردند تا از نبودن لکه در اطراف ماشین مطمئن شوند.
یک مهمانی کوچک یا سمینار مختصر داخل سازمان، به اندازه‌ی یک عروسی از آنها وقت می‌گیرد و باید تمام جزییات بررسی شود و به دقت مورد توجه قرار گیرد.
طبیعی است که در این شرایط، ممکن است من و شما احساس کنیم که مشکل اصلی ما در مدیریت زمان است و اگر در مهارت مدیریت زمان توانمند شویم می‌توانیم بدون کمبود وقت، کارها را با همان سطحی از استاندارد که مد نظرمان است انجام دهیم.
ضعف در هنر حل مسئله
حل موردی مشکلات و نداشتن نگاه فرایندی، میتواند دلیل دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مسیر کار در تیم ما یا در سازمان ما نادرست است. به جای اینکه مسیر کار را درست کنیم، به صورت موردی مشکلات را حل می‌کنیم.
مشکل در مدیریت زمان به دلیل حل موردی مسائل
بستری که در سازمان ایجاد کرده‌ایم، بستری برای فساد اقتصادی است. یا اینکه فرایندها و نظام پاداش و پرداخت، به شکلی است که کارمندان تشویق می‌شوند از زیر کار فرار کنند.
به جای اینکه یک بار ببینیم ریشه مسئله چیست، هر روز وقت ما صرف جستجوی کارمند خاطی و مجازات کردن او میشود.
دوستان و همراهانی انتخاب کرده‌ایم که هر لحظه بودن کنار آنها، ما را به اتلاف وقت و فراموش کردن اولویت‌ها سوق می‌دهد. اما به جای اینکه این مسئله را حل کنیم، سعی می‌کنیم با ابزارها و تکنیک های مختلف، از وقت جزیی باقیمانده استفاده بهتری بکنیم.
شاید هم مشکل اصلی ما انگیزه نداشتن است.
وقتی برای کاری که انجام می‌دهیم انگیزه نداریم، آن را کندتر از همیشه انجام می‌دهیم. خیلی وقت‌ها هم، ترجیح می‌دهیم آن کار را در آخرین مهلت مقرر انجام دهیم. در چنین شرایطی، گاهی اوقات مسئله‌ی ریشه‌ای کمبود انگیزه، دیده نمی‌شود و عارضه‌ی سطحی آن، یعنی کمبود وقت، مورد توجه و نظر ما قرار می‌گیرد.
احساس می‌کنیم با بهبود مهارت مدیریت زمان، می‌توانیم انواع مشکلاتی را که در کار و زندگی روزمره خود با آن مواجه هستیم، مدیریت کرده و کاهش دهیم.
مشکل اهمال کاری
اهمال کاری و به تعویق انداختن هم میتواند ریشه دیگر کمبود زمان باشد.
گاهی اوقات، مشکل ما واقعاً کمبود زمان و مدیریت زمان نیست. بلکه عقب انداختن کارها به زمان دیگر است. میتوانم امروز پروژه درسی ام را انجام دهم، اما ترجیح میدهم تا حد امکان آن را عقب بیندازم. به هر حال باید مانتوی خودم را به خشکشویی بدهم، اما اگر میشود عصر این کار را انجام داد، چرا حالا؟ چند روز است که میبینم باک ماشین تقریباً خالی شده، اما تا ماشین به گریه و التماس نیفتد و خاموش نشود، ایستادن در صف پمپ بنزین را به زمان دیگری موکول میکنم.
ضعف در هنر نه گفتن
دلیل دیگری که بسیاری از ما دچار کمبود زمان می‌شویم، ضعف ما در هنر نه گفتن است.
شاید شما هم از جمله کسانی باشید که نمی‌توانند به سادگی به دیگران «نه» بگویند. به همین دلیل، قسمت عمده‌ای از وقت خود را صرف انجام کارهایی می‌کنند که به دلیل خجالت یا رودربایستی یا دلایل مشابه، پذیرفته‌اند. در چنین شرایطی، تلاش برای بهبود مهارت مدیریت زمان، به معنای بهبود توانایی‌های ما نیست. بلکه گویی می‌خواهیم ظرفیت بارکشی خودمان را افزایش دهیم تا دیگران بتوانند با دردسر کمتری بار بیشتری را بر شانه‌های ما تحمیل کنند.
21 نکته مهم برای مدیریت زمان و افزایش بهره وری:
یکی از با ارزش ترین دارایی های هر فرد و بالاخص یک کارآفرین، زمان است. امروز می خواهیم شما را با 21 نکته طلایی در مورد مدیریت زمان آشنا کنیم تا بهره وری خود را در زمان انجام امور مختلف بالا ببرید.
1- ابتدا کارهای مهمتر را انجام دهید
این یک قانون طلایی در مدیریت زمان است. سعی کنید هر روز دو یا سه کار بسیار مهمی را که حتماً باید انجام شوند، تعیین کرده و الویت خود را انجام آنها بگذارید؛ هنگامی که این کارها را تمام کردید، روزتان به خوبی پیش خواهد رفت. می توانید به سراغ دیگر کارها بروید و یا آنها را به فردا موکول کنید؛ به هر حال شما کارهای مهم خود را به پایان رسانده اید.
2- «نه» گفتن را یاد بگیرید
پایبند بودن به زمان، به شما کمک خواهد کرد تا بتوانید درک درستی از زمان در دسترس خود داشته باشید و این ویژگی ارزشمندی است که هر فرد می تواند با اندکی تلاش در خود ایجاد کند. شما می توانید متفاوت از سایرین باشید، باید یاد بگیرید که به بسیاری از فرصت ها «نه» بگویید. به یاد داشته باشید هرگاه زمان کافی برای انجام کاری داشتید، آنرا قبول کنید چراکه در غیر اینصورت ممکن است نتوانید آن کار را به موقع انجام دهید.
3- حداقل 7 تا 8 ساعت بخوابید
برخی از افراد فکر می کنند که یک راه مناسب برای افزایش بازدهی و خریدن چند ساعت اضافه تر، کاهش دادن ساعت خواب است در حالیکه اصلاً اینطور نیست. بیشتر افراد به 7 تا 8 ساعت خواب در روز نیاز دارند تا ذهن و جسم شان بتواند عملکردی مطلوب داشته باشد. به یاد داشته باشید که عقل سالم در بدن سالم است، بنابراین به سلامت بدن خود اهمیت داده و ارزش خواب را دست کم نگیرید.
4- شش دانگ حواس خود را روی کار متمرکز کنید
تمامی تب های مرورگرتان را ببندید، تلفن خود را در حالت بی صدا قرار داده و از جلوی چشم خود بردارید؛ یک مکان مناسب برای انجام کار مورد نظرتان انتخاب کرده و اگر به موسیقی نیز علاقه مندید، در حین انجام کار، موسیقی دلخواهتان را گوش دهید. سعی کنید روی یک کار تمرکز داشته باشید نه چند کار.
5- به موقع دست به کار شوید
تقریباً همه ما در طول زندگی چوب به تاخیر انداختن کارهای خود را خورده ایم. اصلاً سخت نیست! اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، قادر خواهید بود به نحو احسن آن را تا پایان مدیریت کنید.
مطمئناً اگر به موقع شروع به انجام کاری کنید، خیلی بهتر آن را به سرانجام می رسانید و استرس کم تری خواهید داشت. به خاطر داشته باشید انجام هیچ کاری مشکل نخواهد بود، اگر و تنها اگر مصمم به انجام آن باشید.
6- اسیر جزئیات کم اهمیت نشوید
اغلب ما در انجام امور دچار وسواس شده و بیشتر از آن چیزی که نیاز هست، به جزئیات اهمیت می دهیم. معمولاً افراد ایده آل گرا دچار چنین حالتی می شوند. بهترین روش این است که با نگاهی به عملکرد گذشته خود، از آن درس گرفته و سعی کنید به آینده و کاری که قرار است انجام دهید معطوف شوید تا بتوانید بسیاری از امور را اصلاح کنید.
7- تبدیل وظایف مهم به عادت
نوشتن را به یکی از عادت های منظم خود تبدیل کنید و در هر فرصتی اعم از مدرسه، محل کار و یا وبلاگ شخصی بنویسید. ممکن است نوشتن 5 تا 7 هزار کلمه در طول یک هفته زیاد به نظر برسد امّا اگر آن را به یک عادت تبدیل کنید، امری شدنی است. بنابراین سعی کنید نوشتن را به یکی از عادت های روزانه خود تبدیل کرده و این روند را حفظ کنید تا همواره ذهنتان درگیر عادت نوشتن باشد و مطمئن باشید که بعد از مدتی از آن لذت خواهید برد.
8- زمان مشخصی را برای اینترنت و تلوزیون در نظر بگیرید
یکی از بدترین عادت ها، هدر دادن زمان در کارهایی مانند تماشای تلوزیون، فیلم، بازی و یا شبکه های اجتماعی نظیر توییتر و فیسبوک است که عامل بزرگی در کاهش بهره وری به حساب می آید. پیشنهاد می شود در ابتدا زمانی که صرف این قبیل فعالیت ها می کنید را محاسبه کرده تا به سادگی ببینید که این کارها چقدر از وقت گرانبهای شما را می بلعند. سپس سعی کنید آن را کاهش دهید.
9- زمان معینی را برای انجام هر کار در نظر بگیرید
فرض کنید کار یا پروژه ای به شما محول شده است؛ بجای آنکه با نگرانی بنشینید و در مورد آنها فکر کنید، این جملات را به خود بگویید: «من روی این پروژه کار می کنم تا انجام شود» و «من می خواهم 3 ساعت روی این پروژه کار کنم. بخاطر داشته باید که محدودیت زمانی سبب تمرکز بیشتر شما در انجام کارها خواهد شد و در نتیجه بهره وری تان نیز افزایش پیدا می کند. اگر نتوانستید در وقت مقرر کاری را انجام دهید، بازگردید و با دقت و تمرکز بیشتری، سعی کنید آن را به پایان برسانید.
10- وقت استراحتی بین کارها داشته باشید
هنگامی که در انجام کارها عجله کنید، نمی توانید درک درستی از آنچه که انجام می دهید داشته باشید و اگر نتیجه دلخواهتان رخ ندهد، مطمئناً تمرکز و انگیزه خود را از دست خواهید داد. سعی کنید در حین انجام کارهایتان، زمانی را برای استراحت و آرامش داشته باشید تا مغزتان بتواند نفسی تازه کند. پیشنهاد می شود کمی قدم بزنید، آرام باشید و ذهن خود را از عوامل خسته کننده دور کنید.
11-در همان ابتدا به لیست کلی وظایف خود نگاه نکنید
یکی از بدترین عواملی که سبب دلسردی شما می شود این است که در همان ابتدا به لیست کارهای انجام نشده خود، نگاه بیاندازید، آه بکشید و با خود بگویید که «هرکاری کنم باز هم وقت کافی برای انجام تمام آنها را ندارم.» در این مرحله بهترین کاری که می توان کرد این است که روی انجام یک کار متمرکز شوید و بعد از اینکه آنرا تمام کردید به سراغ مرحله بعد بروید.
12- ورزش کنید و رژیم غذایی سالمی داشته باشید
تحقیقات نشان داده اند که بین سالم زندگی کردن و بازدهی کارها، رابطه ی مستقیمی وجود دارد. به یاد داشته باشید که خواب کافی، ورزش کردن و غذای سالم، انرژی شما را در حد مطلوب نگاه داشته و باعث تمرکز بیشتر شما در انجام امور خواهد شد.
13- کارها را دسته بندی کنید
این تاکتیکی است که توسط لئو بابوتا پیشنهاد می شود. او می گوید، اینکار باعث توجه شما به انجام کارهای مهم تر خواهد شد. به کارهایی که زودتر باید انجام شوند، توجه جدّی داشته باشید و روی آنها تمرکز کنید.
هدفمند باشید و بخاطر بسپارید که انجام کارهای کوچکتری که ارزش زیادی دارند بهتر از انجام کارهای زیادی است که شاید خیلی هم برایتان فایده ای نداشته باشند.
14- از تعطیلات آخر هفته زیاد استفاده نکنید
شاید به نظر خنده دار برسد ولی به جرات می توان گفت که انجام کمی کار در تعطیلات آخر هفته، تاثیر شگفت انگیزی در کاهش حجم وظایفتان در طول هفته دارد. هدف 2 تا 4 ساعت در هر روز است و خواهید دید که وقت آزاد بیشتری برای فعالیت های خود خواهید داشت.
15- سیستمی سازماندهی شده بنا کنید
داشتن نظم و ترتیب در کارها موجب صرفه جویی در وقت و هزینه می شود. به یاد داشته باشید که قرار نیست منظم ترین فرد جهان باشید. گفتنی است که برنامه ها برای پیاده سازی باید تا حد ممکن ساده باشند وگرنه همواره روی کاغذ خواهند ماند و اجرایی نخواهند شد. یک سیستم بایگانی برای پرونده ها فراهم کنید و مطمئن شوید که همه چیز در جایی ذخیره خواهد شد.
16- از وقت خود بهترین استفاده را داشته باشید
برای بسیاری از افراد عادی شده است که وقت خود را هدر بدهند و تلاشی هم برای استفاده از آن نکنند. مکان هایی که منتظر نشسته اید، صف انتظار در فروشگاه ها، مترو و یا ورزشگاه ها از جمله فضاهایی هستند که می توانید به مطالعه در آنها بپردازید تا در وقت خود صرفه جویی نمایید.
17- با خودتان خلوت کنید
جایی خلوت و بدون هرگونه مزاحمت را برای خود بیابید. گاهی اوقات تنها راه برای انجام کارها، این است که خود را در جایی محبوس نمایید. سعی کنید یکبار این روش را امتحان کنید.
18- متعهد به قول خود برای انجام کارها باشید
شاید قبلاً این نکته گفته شده باشد ولی ارزش آن در تکرار است. در انجام کارها هدفگذاری کنید، مصمم و متعهد باشید، در کار خود حرفه ای رفتار کنید و دائماً پیگیر انجام آن باشید. به یاد داشته باشید که داشتن اراده ای استوار برای موفق شدن در انجام کاری، شما را به سمت پیروزی رهنمون می سازد.
19- وظایفی که به هم مرتبط هستند را در یک گروه قرار دهید
فرض کنید در آخر هقته این تکالیف به شما داده شده است: دو پروژه برنامه نویسی، ارسال سه مقاله و دو ویدئو. بجای اینکه به صورت حدسی آنها را دسته بندی کنید، کارهایی را که شبیه به هم هستند را کنار هم بگذارید و انجام دهید. امور گوناگون، فضاهای فکری مختلفی را می طلبند. بنابراین این نکته به ذهن شما اجازه می دهد تا روی کار مشخصی درگیر باشد، به عبارت دیگر، بجای اینکه دائما پرش ذهنی داشته باشید، خط فکری شما حفظ خواهد شد.
20- زمانی را برای آرامش یافتن کنار بگذارید
در جهان پر استرس ما، هنوز خیلی از افراد نمی توانند زمان لازم برای آرامش یافتن را پیدا کنند. تاثیر سکوت و آرامش در انجام کارها، فوق العاده است. زمانی را برای سکوت و استراحت مطلق در نظر بگیرید، این کار باعث کاهش اضطراب شما خواهد شد و نشان می دهد که شما در انجام کارها فرد عجولی نیستید و از آنجایی که کار خود را با آرامش انجام می دهید، حس رضایت بخشی از کار خود خواهید داشت.
21- امور غیر ضروری را کنار بگذارید
شاید این نکته نیز قبلاً اشاره شده باشد ولی این اصل یکی از مهمترین و مفیدترین نکاتی است که همواره باید مورد توجه قرار دهید. زندگی پر از امور بی فایده است؛ اگر بتوانید این موارد را پیدا کرده و از زندگی خود حذف کنید، آنگاه زمان کافی در اختیار خواهید داشت تا به آنچه که برایتان مهم و ارزشمندتر است بپردازید.